TIETOSUOJA- ja HENKILÖTIETOSELOSTE
Rekisterinpitäjä
Oulun Aluetaksi Oy, y-tunnus 0839381-4
Konetie 33A, 90620 OULU
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Oulun Aluetaksi Oy
Ville-Veikko Pohjola
+358 8 370 073
Konetie 33A, 90620 OULU
Toimintamme perustuu luottamukseen sekä vastuulliseen toimintaan asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja yrityksen sidosryhmien kesken. Yksityisyytesi on meille tärkeää. Olemme sitoutuneet suojaamaan tietojasi ja minimoimaan keräämiemme henkilötietojen määrän. Tämä Henkilö- ja tietosuojaseloste kuvaa käytäntöjämme koskien tietojesi keräämistä, käyttöä, julkaisua ja siirtämistä Oulun Aluetaksi Oy:ssä.
Tietosuojaselosteessa ”me” viittaa Oulun Aluetaksi Oy:n, “sinä” viittaa asiakkaisiin (ml. yrittäjämme ja kuljettajamme), työntekijöihimme, yhteistyökumppaneihin, potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaidemme työntekijöihin sekä muihin asianomaisiin osapuoliin.
Tietojen yleisenä käyttötarkoituksena on tarjota luotettavaa ja turvallista taksipalveluvälitystä. Jos et hyväksy tätä käytäntöä, palveluidemme käyttö ei ole mahdollista. Jos hyväksyt käytäntömme, voit varata seuraavan taksimatkan kauttamme välittömästi.
Henkilötietojen käyttötarkoitus
Varauspyyntöjen hallinta ja kuljetuspalveluiden tarjoaminen.
* Tähän sisältyy mahdollisuus varata kuljetus nopeasti, jotta käyttäjät voivat seurata tilattua autoa, sekä kuljettajille mahdollisuus tunnistaa käyttäjien sijainti ja ottaa yhteyttä käyttäjään, helpottaa nopeaa ja sujuvaa matkan maksamista sekä saada yleiskuva aiemmista matkoista, jotka tarjotaan kyydinvälityksen tai mobiilisovelluksiemme kautta. Jotta voimme tarjota sinulle palveluitamme, meidän on kerättävä ja käytettävä henkilötietojasi ja jaettava ne toimittajiemme kanssa.
Asiakaspalvelu.
* Varmistaaksemme, että saat tarvitsemasi asiakaspalvelun, voimme jakaa henkilötietojasi asiakaspalvelumme henkilökunnalle. Näin teemme esimerkiksi auttaaksemme sinua varauspyynnön muuttamisessa, yhteyden saamisessa kuljettajaan tai tilauksen perumisessa.
Tilin hallinta.
* Keräämällä ja tallentamalla henkilötietojasi voimme luoda henkilökohtaisia tilejä asiakkaillemme. Henkilökohtaisen tilin kautta voit tehdä varauspyyntöjä, saada yleiskuvan aiemmista matkoista, rekisteröidä maksutiedot, jotta varmistetaan sujuva ajo ja paljon muuta.
Markkinointitoiminta.
* Meille jakamaasi tietojen perusteella voimme tarjota alennuksia, luoda ja lähettää uutiskirjeitä tai tehdä muita kampanjatoimia. Näihin toimiin voivat kuulua:
* Säännölliset uutiskirjeet sähköpostiisi. Jos et halua vastaanottaa näitä sähköposteja, voit aina klikata sähköpostista löytyvää tilauksen peruutuslinkkiä.
* Yksilölliset tarjoukset.
* Markkinatutkimus palvelujemme parantamiseksi.
Palvelun laadun seuranta ja parantaminen.
* Kuljettajan, auton siisteyden tms. arvostelu tai pisteytys. Laatustandardimme ovat meille tärkeitä ja pyrimme palautteiden avulla parantamaan palvelujamme entisestään. Jos jätät meille sivustomme kautta palautetta tai esität kysymyksen, olemme oikeutettuja käsitellä kyseisiä tietoja parantaaksemme tuotteita ja palveluitamme tai vastataksemme palautteeseesi. Laadunvalvontaryhmäämme nimitetään kausittain 3-5 laadunvalvojaa hoitamaan palvelun laadun seurantaa aktiivisesti.
Puheluiden seuranta.
* Kun soitat kyydinvälitykseemme, puhelut voidaan tallentaa laadunvalvontaa ja koulutusta varten, joihin kuuluu myös tallenteiden käyttö korvausvaatimusten käsittelyssä ja petosten havaitsemista varten. Tallenteita säilytetään 3 kuukauden ajan ja poistetaan automaattisesti, ellei meillä ole sopimusvelvoitetta säilyttää tällaista tallennusta pidemmän aikaa, mukaan lukien petostutkinta ja oikeudelliset tarkoitukset.
Oikeudelliset tarkoitukset.
* Voidaksemme käsitellä ja ratkaista oikeusriidat tai noudattaa sääntelyä (mukaan lukien kirjanpitoon liittyvät oikeudelliset vaatimukset jne.) saatamme joutua käyttämään henkilötietoja.
Oikeusperusteet
Oikeusperusta, jonka perusteella voimme käsitellä tietoja edellä kuvatulla tavalla, on tarjota palveluitamme parhaalla mahdollisella tavalla ja täyttää sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme.
Jos vaadittuja henkilötietoja ei anneta, emme voi tarjota sinulle taksipalvelua tai asiakaspalvelua. Tilien hallinnan ja puheluiden seurannan perustamma kaupalliseen liike-etuumme tarjotaksemme palveluitamme, parantaaksemme niitä ja estääksemme petokset.
Oikeudellisia tarkoituksia varten luotamme lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, kuten laillisiin lainvalvontapyyntöihin.
Käsiteltävät henkilötiedot
Tarjoamme henkilökuljetukseen liittyviä palveluita omien verkkosivustojemme ja mobiilisovelluksiemme kautta, sekä puhelimitse ja sähköpostitse. Tekemällä varauksen kauttamme teet oikeudellisesti sitovan sopimuksen kuljetuksesta kuljettajamme tai Yrittäjämme kanssa. Toimimme välittäjänä sinun ja kuljettajan välillä, lähetämme varaustietosi kuljettajalle ja lähetämme sinulle varausvahvistuksen tai muita varaukseen liittyviä olennaisia tietoja. Kyydinvälityksemme on ulkoistettu Dynavalle (Oy Eniro Finland Ab).
Jotta palvelumme toimisivat, meidän on kerättävä joitakin henkilötietoja asiakkailtamme:
* Nimi puhelinsoiton yhteydessä.
* Nimi, puhelinnumero ja sähköposti rekisteröitymisen yhteydessä.
* Sinua pyydetään toimittamaan mahdollisesti myös muita henkilötietoja, kuten sähköpostiosoite, esteettömyystiedot tai maksutiedot.
* Voimme myös rekisteröidä lisätietoja riippuen palveluiden käytöstäsi, kuten usein käytetyt osoitteet tai apuvälineiden käyttö.
* Keräämme myös tietoja päivämäärästä ja ajasta, jolloin käytit alustojamme, laitteistoa ja ohjelmistoa (mukaan lukien selaimen valinta, kieliasetukset, IP-osoite, jne.), joita käytät käydessäsi alustoillamme.
* Jos teet varauksen mobiilisovelluksemme kautta, keräämme myös tietoja GPS-sijainnistasi, laitekohtaisista asetuksistasi ja muista puhelimesi ominaisuuksista, sovelluksen kaatumisista ja muusta järjestelmän toiminnasta.
* Jos työnantajasi tai yhteistyökumppanisi on tehnyt kanssamme taksikuljetuksia koskevan sopimuksen, saatamme saada sinusta tietoja sopimuksen tekijätaholta.
Kuljetusten hallintajärjestelmän henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
Henkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, tiedot käsitellyistä tilauksista, tarvittavat apuvälineet. Kuljettajaa koskevia tietoja; milloin ajovälityspäätteen käyttäjä kirjautui sisään, missä ja mihin työvuoroon ja mihin autoon ja millä päätelaitteella. Milloin kirjautui ulos, missä, mitkä ajot ajoi ja milloin, ja kaikki ajon tapahtumat ja reitit, milloin oli vapaana, milloin varattuna, milloin poissa, milloin uloskirjautuneena ja missä. Milloin veloitti ketäkin asiakasta, kuljettajanumero, laitteen IMEI, taukoajat, missä liikkui (GPS-paikannus), ajoneuvon suunta, nopeus, korkeus, sijainnin tarkkuus; käytetyn operaattorin tiedot (nimi, tunniste), laitteen puhelinnumero, SIM-kortin tiedot (sarjanumero, IMSI, kortin operaattori).
Osaa tiedoista kerätään vain, kun kuljettaja on kirjautuneena vuoroon, osaa tiedoista kerätään koko ajan, kun laite on käynnissä. Android laitteissa Google Play verkkopalvelun kautta asennettava ohjelmisto kerää tietoa päätelaitteen versiosta, laitetiedoista, kamerasta, mikrofonista, paikkatiedosta ja muista vastaavista sovelluksen toimivuuden takaavista aiheista, joihin käyttäjältä pyydetään erikseen vahvistus ohjelmisto asennettaessa.
Tietoja yrityksemme tietojärjestelmiin tallentuu myös asioidessasi muissa rooleissa, kun asiakkaana. Yleisimmät tällaiset käyttötilanteet ovat:
* Työnhakijana, riippuen haettavasta työtehtävästä, työhakemuksesi mukana.
* Työntekijänä käytössäsi on yrityksen tietojärjestelmät ja laitteet, näihin liittyy roolipohjaisia oikeuksia käyttää järjestelmien kautta tietorekisterejä. Näitä järjestelmiä käytettäessä järjestelmät tallentavat lokitietoja järjestelmien käytöstä.
* Yhteistyökumppanina tai palvelutoimittajana käytössäsi saattaa toimeksiannosta riippuen olla samoja välineitä, joita käyttäisit tehtävien hoitoon työsuhteessa. Näiden osalta edellytämme, että käytät tietoja samojen sääntöjen mukaisesti, joita edellytämme omalta henkilöstöltämme.
Rekisteriin tallennettavia tietoja autoilijoistamme on:
* Yritys/organisaatio, y-tunnus, toiminnasta vastaavan yrittäjän nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, pankkitilinumero, kuljettajan erityisosaamistaidot, taksiliikenteessä olevan ajoneuvon tiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot-
Rekisteriin tallennettavia tietoja kuljettajistamme on:
* Taksiammattilaisen erikoistaidot ja yhteystiedot.
Yhdistys- ja yritysasiakkaat:
* Yrityksen/yhdistyksen nimi, y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
Yleissääntönä pidämme, että emme kerää tai käsittele “arkoja henkilökohtaisia tietoja”. Mikäli luovutat meille arkoja henkilökohtaisia tietoja esimerkiksi työnhakuun liittyvissä tilanteissa, käsitellään tietoa ainoastaan siinä yhteydessä, missä olet tietoa meille luovuttanut.
Tärkeä huomio on, että asiakkaiden arkaluonteisina pitämiä tietoja ei tallenneta kuljetustilausten tietojen yhteyteen ja tiedot näiltä osin eivät ole tietojärjestelmien kautta saatavissa missään muodossa. Jos haluat minimoida kerättyjen henkilötietojen määrän, varauksen voi tehdä soittamalla välityskeskukseemme. Huomaa kuitenkin, että puhelusi voidaan tallentaa.
Säännönmukaiset tietolähteet
Sinulta saamiemme käyttäjätietojen lisäksi käsittelemme henkilötietoja, jotka kolmannet palvelun tarjoajat antavat sinusta.
Jos yhdistät tai kirjaudut käyttäjätililtäsi Facebookiin, Facebook jakaa kanssamme henkilötietojasi kuten profiilikuvasi, näytteen Facebook-ystävistäsi sekä Facebook-tunnuksesi. Instagram ja LinkedIn näyttävät samoin rajallisesti tietoa, kuten profiilikuvasi.
Vaikka emme käytä Analytiikkatietoja henkilöiden tunnistamiseen, saatat joskus olla tunnistettavissa niistä joko suoraan taikka välillisesti yhdistettynä käyttäjätietoihin. Näissä tapauksissa Analytiikkatiedot katsotaan henkilötiedoiksi soveltuvan lainsäädännön tarkoittamalla tavalla ja käsittelemme niitä henkilötietoina.
Käytämme Analytiikkatiedon keräämiseen ja säilyttämiseen eri teknologioita, kuten evästeitä ja verkkoanalytiikkatyökaluja. Käytämme evästeitä siten, että voimme tarjota sinulle palveluita turvallisesta verkkoympäristöstä, toteuttaa markkinointia ja mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen. Tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen. Internetselaimesi asetuksista voit määritellä, hyväksytkö evästeiden käytön. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voi valinta rajoittaa sivustoiden toiminnallisuutta.
Internetsivumme käyttävät Google Analyticsia verkkoanalytiikkatyökaluna Analytiikkatietojen ja raporttien koostamiseksi verkkosivustomme käytöstä, jotta voimme parantaa palveluitamme. Halutessasi lisätietoa Google Analyticsista, vieraile Google Analyticsin verkkosivustolla.
Henkilötietoja voimme ostaa markkinointikäyttöön myös yhtiömme ulkopuolisista rekistereistä tai voimme kerätä henkilötietoja myös julkisista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämät rekisterit (esim. verohallinnon rekisterit, yritysrekisterit ja valvontaviranomaisten rekisterit).
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Käytämme asianmukaisia liiketoimintajärjestelmiä ja -menettelyjä meille antamiesi henkilötietojen suojaamiseen. Käytämme myös sekä teknisiä, että fyysisiä rajoituksia ja suojauksia, kun käsitte-
lemme ja käytämme henkilötietoja. Vain valtuutetut henkilöt saavat käyttää henkilötietoja työssään. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja ja suojaamme hallussamme olevia tietoja katoamisen varalta.
Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, Oulun Aluetaksilla on dokumentoidut toimintatavat, joiden avulla hallitaan mahdollisia henkilötietojen tietoturvaloukkauksia. Ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville käyttäjille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.
Tietojen luovuttaminen
Jaamme henkilötietojasi pääasiassa vain Oulun Aluetaksi Oy:n organisaation sisällä ja ainoastaan
siinä määrin kuin se on kohtuudella tarpeen tämän Tietosuojaselosteemme mukaisiin tarkoituksiin. Poikkeuksena voi olla jokin seuraavista tilanteista:
* Palveluiden tarkoituksen täyttämiseksi jaamme henkilötietojasi rahoituslaitoksille, jotka ovat välttämättömiä maksujen käsittelemiseen, luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa.
* Saatamme myös jakaa henkilötietoja kolmannen osapuolen analytiikkapalvelujen tarjoajien kanssa, joilta ostamme palveluita kehittääksemme toimintaamme. Tietoja ei luovuteta yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön ja yhtiöitä sitoo sopimukseen perustuva velvollisuus käsitellä niille luovutettuja henkilötietoja vain sopimukseen perustuvien palvelujen tuottamiseksi.
Käyttämällä palveluita valtuutat meidät myös jakamaan henkilötietojasi kuljettajien kanssa. Kuljettaja voi olla itsenäinen yrittäjä tai yrittäjän kuljettaja, jolla on lupa kuljettaa matkustajia. Autoilijat ja kuljettajat saavat tietoja vain varauspyyntösi vahvistamisen yhteydessä. Heillä ei ole pääsyä muiden ajamiin matkoihin, joiden tiedot olemme tallentaneet.
Henkilötietojen käsittely edellyttää Oulun Aluetaksin sisäisen verkon käyttäjäoikeuksia sekä käyttöoikeuksia toiminnanohjausjärjestelmiin.
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Oulun Aluetaksi Oy:n ulkopuolelle, ts. kolmannelle osapuolelle. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia: Google Inc., Facebook, WhatsApp, Instagram, Tilitoimisto Fokus Oy, Microsoft Corp/LinkedIn, DDS Wireless International Inc., 02 Taksi, Taksini / Router Group Oy, Whitezone Oy, DNA Oy, eCraft Oy, Semel Oy. Huomioithan, että me emme myy henkilötietojasi ulkopuolisille toimijoille.
Tietojen säilyttäminen
Noudatamme tietojen säilyttämisessä lakisääteisiä velvoitteita. Henkilötietoja säilytetään, kunnes niiden tarve ja oikeutus niiden säilyttämiselle päättyy.
Tiettyihin henkilötietoihin liittyy lainsäädännöstä tulevia säilytysvelvoitteita, joiden perusteella tietoja saatetaan säilyttää hyvinkin pitkään. Näin mm. kirjanpitolain takia tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempään.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on aina oikeus tarkastella henkilötietojasi, joita säilytämme sinua, huollettavia lapsiasi tai läheisiäsi koskien. Voit pyytää kopiota henkilötiedoistasi ottamalla meihin yhteyttä osoitteeseen
Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskevat epätarkat, virheelliset tai harhaanjohtavat tiedot. Tiedon virheellisyys ratkaistaan tapauskohtaisesti sen perusteella, onko tieto käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen (tarpeeton, puutteellinen, vanhentunut).
Henkilötietosi poistetaan Oulun Aluetaksin rekistereistä, mikäli niiden säilyttämiseen ei ole lainmukaista velvoitetta. Kaikki pyynnöt tietojen poistamisesta käsitellään tapauskohtaisesti ja mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole olemassa perustetta, tiedot poistetaan. Sinulla on myös oikeus tulla unohdetuksi, mikä tarkoittaa, että poistamme henkilötietosi pyynnöstäsi (lukuun ottamatta sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä, jotta voimme noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia tai maksutarkoituksia varten, mutta tällöin poistamme tietosi heti, kun niitä ei enää tarvita). Kaikki tallentamamme henkilötiedot ovat tämän käytännön alaisia.
Luotamme siihen, että varmistat, että henkilötietosi ovat tarkat ja ajantasaiset. Ilmoitathan meille pikaisesti henkilötietojesi muutoksista tai virheellisistä tiedoista ottamalla meihin yhteyttä.
Mikäli katsot, että emme ole käsitellyt tietojasi lainmukaisesti voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu https://tietosuoja.fi. Toivomme kuitenkin, että olet aina ensisijaisesti yhteydessä ensin toimistollemme, jotta asia saadaan nopeasti selvitettyä.
Hyväksyntä ja muutokset
Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 18.8.2021. Parannamme ja kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, ja tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.